• Evaldas Damanauskas

Naudingos priemonės ir įrankiai organizuojant nuotolinį darbą

Klubas šiuo metu svarsto kokiomis priemonėmis ir kokiais būdais galėtų prisidėti prie visuomenės šiame iššūkių kupiname laikotarpyje. Esame susitelkę į sprendimų paiešką, siekiant atliepti tarptautinės Rotary bendruomenės 2020-2025 metų strategiją „Padėti tiems, kurie padeda kitiems“.

Būsime dėkingi ir atviri kiekvienam norinčiam patarti, pasiūlyti ar prisidėti prie mūsų iniciatyvų.


Tikime, kad keli patarimai kaip organizuoti nuotolinė darbą galėtų būti nedidelė pagalbą visiems, kuriems tai tapo nauja tikrove. Šios priemonės yra mūsų klubo narių ir tarptautinės Rotary bendruomenės, dažnai organizuojančių savo terpėse tarptautinį nuotolinį darbą, rekomendacija ieškantiems sprendimų kaip organizuoti nuotolinį darbą įmonėse ir organizacijose.


Keletas patarimų greitam ir efektyviam nuotolinio darbo organizavimui:


1. WorkPlace by Facebook Platforma yra lengvai ir greitai pritaikoma naudojimui ir nėra sunku išmokyti žmones ja naudotis. Platforma galima naudotis ir tie, kurie dėl įvairių priežasčių atsisako naudotis socialiniais tinklais, suteikiamos galimybės organizuoti atskirose grupėse pagal temas, pridėti dokumentus, video, nuotraukas, kurti įvykius ar grupių pokalbių kanalus, tiesiogines transliacijas ir redaguojamus gyvai dokumentus. Visa tai galima daryti vienoje patogioje aplinkoje. Suteikia nemokamą terpę visuomeninėms ir nevyriausybinėms organizacijoms. Alternatyvos svarstymui:

- Monday

- Podio

- Visme

- Vabotu

- Sharepoint

- Slack


2. Prijungus jūsų komandą prie nuotolinių įrankių labai svarbus informacijos ir vartotojų saugumas, todėl rekomenduojame naudoti slaptažodžių saugiklius (vietoj to, kad jie būtų tiesiog užrašomi ant lapukų). Rekomenduojame niekuomet nesiųsti slaptažodžių elektroniniais laiškais. Mūsų rekomendacija naudojimui būtų LastPass ir Roboform EveryWhere programos, kurių mokamos versijos taipogi leidžia dalintis atnaujintais slaptažodžiais su visais pasirinktais asmenimis saugioje aplinkoje.


3. Naudokitės jūsų nešiojamuose kompiuteriuose esančiais vaizdo įrašymo įrenginiais daryti trumpus video paaiškinimus darbuotojams arba papildomomis įrašymo priemonėmis su didesniu funkcionalumu:

- Snagit

- CloudApp

- Greenshot


4. Užduočių organizavimui rekomenduojame naudoti nuotolinius įrankius, kurie leis jums valdyti užduotis ir jų eigą. Atsinaujinančioms (pasikartojančioms) užduotims atlikti rekomenduojame Asana, projektų valdymui Trello – šių abiejų programų nemokamos versijos suteikia nemažą apimtį funkcionalumo, leidžiančio komandoms organizuoti darbą. Alternatyvos:

- Wrike

- Basecamp

- Microsoft project

- Monday


5. Zoom įrankis puikiai tinka didelėms vaizdo konferencijoms, o programėlės nemokama versija leidžia neribotą dalyvių skaičių ir pokalbius iki 40 minučių. Mažesnėms grupėms konferenciniai pokalbiai puikiai gali būti organizuojami FaceTime, Skype, Google Hangouts, WhatsApp programėlėmis. Keletas pagrindinių patarimų organizuojant konferencinius skambučius būtų:

- organizuojant vaizdo konferencinį skambutį visų jo dalyvių, kurie tuo metu nekalba, paprašyti nutildyti mikrofoną, kalbėtojui baigus savo žinią reikia kreiptis vardu į pašnekovą, iš kurio tikimasi atsakymo ir pačiam nutildyti mikrofoną, o atsiliepiančiam įjungti jį. Mikrofonų nutildymas reikalingas bereikalingo triukšmo mažinimui.

- dalis įrankių turi pokalbių įrašymo galimybes, kuriomis siūlome naudotis (taipogi transkripcijos funkcionalumu).

Alternatyviosplatformos konferenciniams skambučiams:

- Uberconference.com

- Whereby.com


6. Naujienlaiškių siuntimui rekomenduojame naudoti MailerLite – draugiškas ir patogus vartotojui įrankis, leidžiantis stebėti naujienlaiškių gavėjų statistiką, matyti ar laiškai buvo atidaryti ar ne. Alternatyvos:

- MailChimp

- Sendinblue

- AWeber


7. Tarptautiniams skambučiams ir susirašinėjimams (chat) itin patogios programėlės Messenger, WhatsApp, Telegram, Skype.


8. Dokumentų apsikeitimui ir dalinimuisi rekomenduojame naudoti Wetransfer, platformą, kurios dėka itin patogiai ir lengvai galite perduoti didelius dokumentų kiekius kolegoms. Taip pat rekomenduotinos dokumentų bendro laikymo ir darbo platformos Dropbox, Google drive, iCloud.


9. Klientų valdymo sistemoms siūlome rinktis iš gausybės sukurtų kliento valdymų sistemų. Kelios populiariausios ir turinčios pirminį reikalingą įrankių rinkinį ir nemokamose versijose:

- SalesForce

- Hubspot

- Zoho CRM

- Pipedrive

- NetSuite CRM


10. Turėdami ilgametę nuotolinių komandų valdymo patirtį, rekomenduojame pasinaudoti keliais elementariais komunikacijos organizavimo virtualioje aplinkoje patarimais:

A. Susikurkite bendravimo taisykles kiekvienai aplinkai ir griežtai jų laikykitės. Taisyklių nesilaikymas įrankius ir aplinkas paverčia našta, vietoj tiesioginės jų paskirties – pagalbos darbo organizavimui;

B. Neperkraukite savo komandų pernelyg dideliu kiekiu įrankiu. Priimkite sprendimą, kokią aplinką kokiems tikslams naudosite, sutarkite dėl to ir nedubliuokite ir nesiblaškykite;

C. Instaliuojant programą ar aplinką paskirkite komandoje atsakingą asmenį už tos programos analizę ir išstudijavimą – vienas atsakingas ir gerai suprantantis komandos narys suteiks daug naudos edukuodamas kitus, vietoj to, kad visi gaištų laiką aiškindamiesi įvairių programų sudėtingus niuansus;

D. Pagrindinė programų ir aplinkų taisyklė – naudojame kas reikalinga mums, o ne tai, ką visi naudoja aplinkui. Pradėti naudoti įrankį reikia įpratimo ir tam reikalingas pasirengimas, todėl gražus ir skambus pavadinimas, arba tai, kad kažką naudoja visi pažįstami, nėra absoliučiai joks kriterijus naudingumui;

E. Pasikalbėkite su komandomis/darbuotojais ir įspėkite, kad kai kurie kanalai bus naudojami darbui nuo šiol. Dalis įrankių ir aplinkų gali būti kai kurių jūsų kolegų jau naudojami labai seniai, tačiau pramoginiais tikslais. Pvz. jeigu nuspręsite naudoti Messenger kanalą greitam žinučių apsikeitimui, įspėkite komandos narius, kad darbiniame Messenger kanale bendravimą reikia palaikyti darbinį, ne pramoginį;

F. Įmonių/komandų/organizacijų vadovams vienas paprastas elementarus patarimas – virtualioje aplinkoje galioja lygiai tos pačios etiketo ir lyderystės taisyklės, kaip ir gyvame bendravime. Pvz. yra elementari susirinkimų vedimo taisyklė – nekritikuoti asmeniškai ir viešai žmogaus prie visų kolegų, tai pasilikti asmeniškam pokalbiui. Lygiai taip pat elgtis ir virtualiuose susitikimuose.


11. Ignoruokite biurokratiją. Mes gyvename staigiai besikeičiančių laikų ekstremaliai pasikeitusioje aplinkoje – veikimas reikalingas greitas ir operatyvus. Šiandien dienai mes greitiname ypatingai svarbius ir sunkius sprendimus, o ne lėtiname paprastus ir mažus.

Jeigu jaučiate turintys gerų pastebėjimų ir papildymų mūsų sąrašui/patarimams – rašykite, pildykite, komentuokite.


#RotaryInternational #LituanicaInternationalRotaryClub

#Rotary #BringTheWorldIntoYourBubble

0 views

©2019 Lituanica International Rotary Club

Solution by Ars Bene Vivendi